Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist Amoriva, Nevio Mastrogiorgio, Grafhorster Str. 16b, 38458 Velpke, Deutschland, E-Mail: kontakt@amoriva.app.

Wir handeln in zwei Rollen: Für die Daten deines Kontos (Registrierungs- und Studioangaben, Abrechnung) sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Für die personenbezogenen Daten, die du als Dienstleister über Amoriva verarbeitest, insbesondere die Daten deiner Paare und Interessenten, sind wir Auftragsverarbeiter und handeln nur nach deinen Weisungen. Grundlage dafür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), dem du bei der Registrierung zustimmst.

Für Paare, Gäste und Interessenten. Füllst du das Anfrageformular eines Dienstleisters aus, beantwortest einen Fragebogen, nimmst ein Angebot im Kundenportal an, unterschreibst einen Vertrag oder lädst Bilder über einen Download-Link, verarbeiten wir deine Angaben im Auftrag dieses Dienstleisters. Verantwortlich ist dann der Dienstleister, an ihn richtest du Anfragen zu deinen Rechten; wendest du dich an uns, leiten wir sie an ihn weiter. Was wir dabei verarbeiten: deine Eingaben im Formular, Fragebogen oder Portal; beim Absenden die IP-Adresse kurzzeitig zum Schutz vor Missbrauch; bei der Unterschrift die Nachweisdaten aus Ziffer 9. Der Dienstleister bekommt eine Benachrichtigung per E-Mail, und sofern er den KI-Antwortentwurf nutzt, gehen die Angaben aus deiner Anfrage an den KI-Dienst aus Ziffer 5.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Bei Registrierung und Nutzung verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Studio-/Firmenangaben) sowie die von dir im Dashboard erfassten Inhalte (z. B. Anfragen, Angebote, Verträge, Rechnungen, Termine). Zusätzlich fallen technisch notwendige Nutzungs- und Server-Log-Daten an (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs).

Für den Betrieb des Dashboards speichern wir Angaben lokal in deinem Browser (Local Storage, Session Storage, IndexedDB): deine Anmeldung, eine zufällige Gerätekennung, damit du deine angemeldeten Geräte verwalten kannst, deinen aktuellen Arbeitsstand samt einigen Sicherungskopien, damit nichts verloren geht, deine Einstellungen und den gelesenen Text eines Ordners, den du mit Amo verbindest. Dazu kommt ein technisch notwendiges Cookie („amoriva-auth“), das nur anzeigt, dass du angemeldet bist; es läuft mit „Angemeldet bleiben“ nach einem Jahr ab, sonst mit dem Schließen des Browsers. Diese Speicherung ist für den Dienst erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Beim Abmelden entfernen wir Arbeitsstand und Gerätekennung aus dem Browser. Wir setzen keine Tracking- oder Werbe-Cookies und binden keine Werbenetzwerke ein.

Reichweitenmessung. Auf den öffentlichen Seiten (nicht im Dashboard) zählen wir mit Vercel Web Analytics, wie oft eine Seite aufgerufen wurde und über welche Quelle Besucher kommen. Auf der Startseite zählen wir außerdem, ob der Link „Amo kennenlernen“ angeklickt und ob der Abschnitt über Amo erreicht wurde. Dabei werden keine Cookies gesetzt, es wird keine Kennung vergeben und kein Profil gebildet; einzelne Personen lassen sich damit nicht wiedererkennen. Ausgewertet werden ausschließlich Summen. Aus der Adresse übernehmen wir nur den Pfad und eine eventuelle Kampagnen-Kennung, keine weiteren Angaben. Seiten mit persönlichen Links (Unterschrift, Download, Fragebogen, Statusseite, Kundenportal, Bestätigungs- und Abmeldelinks), das Dashboard und der Verwaltungsbereich sind von der Zählung ausgenommen. Anbieter ist Vercel, das die Anwendung ohnehin für uns betreibt; ein weiteres Unternehmen erhält dadurch keine Daten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Herkunft über Kampagnen-Links. Kommst du über einen Link mit Kampagnen-Kennung auf unsere Seite (zum Beispiel aus unserem Instagram-Profil), steht diese Kennung in der Adresse. Legst du danach ein Konto an oder fragst eine Einrichtung an, speichern wir die Kennung (Quelle, Kampagne, Beitrag) zusammen mit deinen Konto- oder Anfragedaten, damit wir sehen, welcher Kanal funktioniert. In deinem Browser wird dafür nichts gespeichert. Die Angaben aus „Einrichtung anfragen“ (Name, Instagram oder Website) nutzen wir nur, um uns wegen der Einrichtung bei dir zu melden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) beziehungsweise deine Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Kontaktformular. Schreibst du uns über das Kontaktformular, schicken wir deine Angaben (Name, E-Mail, Studio, Nachricht) per E-Mail an unser Postfach und antworten dir an deine Adresse. Eine eigene Datenbank dafür gibt es nicht. Rechtsgrundlage ist deine Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Geschäftskontakte für den Vertrieb. Um Hochzeitsdienstleister auf Amoriva anzusprechen, verarbeiten wir geschäftliche Kontaktdaten (Name des Betriebs und der Ansprechperson, geschäftliche Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website, Ort und Gewerk) aus öffentlich zugänglichen Quellen, vor allem aus dem Impressum. Wir nutzen sie nur für eine geschäftliche Ansprache und halten Notizen zum Gesprächsverlauf fest. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Gewinnung von Geschäftskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); dann sprechen wir dich nicht mehr an und vermerken nur noch, dass du keinen Kontakt wünschst.

3. Zwecke und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, z. B. steuerliche Aufbewahrung) sowie auf Grundlage berechtigter Interessen an einem sicheren, funktionierenden Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Registrierung und Konto

Für die Nutzung des Dashboards ist ein Konto erforderlich. Authentifizierung und Kontodaten werden über unseren Dienstleister Supabase verarbeitet. Damit du siehst, wo du angemeldet bist, und höchstens fünf Geräte gleichzeitig angemeldet sind, speichern wir je Gerät die zufällige Gerätekennung, eine aus dem Browser abgeleitete Gerätebezeichnung (etwa „Mac, Safari“) und den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung und unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

5. Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung bestehen. Firma, Anschrift, Zweck und Ort stehen ausführlich auf der Seite Unterauftragsverarbeiter, hier die Übersicht:

• Supabase Pte. Ltd. (Singapur), Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher. Verarbeitung in der EU (Irland), Wartungszugriff aus Drittländern über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.
• Vercel Inc. (USA), Betrieb und Auslieferung der Anwendung sowie cookielose Reichweitenmessung der öffentlichen Seiten. Ausführung in der EU (Dublin), Absicherung über EU-Standardvertragsklauseln.
• Resend (USA), Versand der E-Mails und Empfang von Mails an die Postfach-Adressen unter post.amoriva.app (Antworten und weitergeleitete Mails, nur der Text, Anhänge werden nicht gespeichert). Übermittlung in die USA, abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln und die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.
• Anthropic Ireland, Limited (Irland), KI-Funktionen im Dashboard, nur wenn du sie selbst auslöst. Verarbeitet wird bei der Konzernmutter Anthropic, PBC: Übermittlung in die USA auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Einzelheiten direkt unter dieser Liste.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland), Zahlungen und Abonnements, erst mit einem kostenpflichtigen Abo. Konzerngesellschaften in den USA, abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln.
• Upstash, Inc. (EU-Region), technischer Missbrauchsschutz. Übertragen werden nur kurzlebige Zählschlüssel, etwa die IP-Adresse oder eine Kontokennung, die nach Ablauf des Zeitfensters von selbst verfallen; keine Inhalte aus deinem Konto.
• Twilio Ireland Limited (Irland), SMS-Versand, nur sofern du ihn nutzt. Derzeit abgeschaltet. Verarbeitung durch Twilio Inc. in den USA, abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln.
• Google Ireland Ltd., nur bei ausdrücklich von dir aktivierter Kalender-Verbindung. Google ist dabei nicht unser Auftragsverarbeiter: Wir tauschen auf deinen Wunsch Termine mit deinem eigenen Google-Konto aus, dort gilt dein Vertrag mit Google (siehe Ziffer 8).
• Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure Speech), Amos Stimme und Amos Zuhören: Der Text einer Antwort wird in Sprache umgewandelt, wenn Amo dir mit der Amo-Stimme vorliest. Im Freisprech-Gespräch mit Amo wird dein gesprochenes Wort direkt aus deinem Browser an Microsoft gestreamt und in Text umgewandelt, nur solange das Gespräch läuft (Mikrofon-Anzeige an). Verarbeitung in der EU (Region West Europe), Text und Audio werden laut Microsoft dabei nicht gespeichert. Ist für dein Konto die ChatGPT-Stimme eingeschaltet, führt OpenAI Ireland Limited (Dublin, Verarbeitung in den USA durch OpenAI, L.L.C.) das Sprachgespräch: Dein gesprochenes Wort und Amos Antworten gehen dafür an OpenAI, nur solange das Gespräch läuft. Laut OpenAI werden diese Daten nicht zum Training genutzt und höchstens 30 Tage zur Missbrauchserkennung aufbewahrt. Absicherung über EU-Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework. Wenn die schnelle Amo-Stimme eingeschaltet ist, liest stattdessen Eleven Labs Inc. (New York, USA) Amos Antworten vor: Übermittelt wird nur der Text der Antwort, während Amo ihn schreibt. Absicherung über EU-Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework. Ohne Freisprech-Gespräch nutzt das Diktieren die Spracherkennung deines Browsers oder Geräts (zum Beispiel Apple oder Google); dafür gelten deren Datenschutzbestimmungen. Konzernmutter in den USA, abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework. Die Amo-Stimme über Microsoft und ElevenLabs bekommt dein Konto erst, wenn du im Stimme-Menü von Amo zustimmst oder wir sie vorher für alle Konten angekündigt haben. Im Stimme-Menü schaltest du sie jederzeit wieder aus.

Wetter und Anfahrt. Für die Karten „Licht und Wetter“ und „Anfahrt“ beim Hochzeitstag und für das Wetter in Amos Tagesstart (nur der Ort deines Studios) fragt unser Server zwei öffentliche Dienste ab: die Ortssuche von OpenStreetMap (Nominatim, OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU gilt) und die Wetterdaten des Deutschen Wetterdienstes über die Schnittstelle Bright Sky. Übermittelt werden nur die Ortsangabe (zum Beispiel die Location) und das Datum, nie Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. Die Abfrage läuft über unseren Server, deine IP-Adresse geht dabei nicht an die Dienste.

Wo die Daten liegen. Datenbank, Dateien und der laufende Betrieb bleiben in der EU. In die USA gehen Daten nur beim Mailversand, bei den KI-Funktionen und, sobald es ein Abo gibt, bei der Zahlung. Grundlage sind jeweils die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, ergänzt um verschlüsselte Übertragung, Datensparsamkeit und kurze Aufbewahrung beim Empfänger. Ein absolut gleichwertiges Schutzniveau wie in der EU lässt sich dabei nicht garantieren; US-Behörden können unter bestimmten Voraussetzungen Zugriff verlangen. Die KI-Funktionen kannst du deshalb abschalten oder ungenutzt lassen (siehe direkt unten), dann geht dorthin nichts.

KI-Funktionen (optional). Die KI-Funktionen im Dashboard laufen über die Schnittstelle von Anthropic, PBC (USA). Die meisten laufen nur, wenn du sie selbst auslöst. Zwei laufen von selbst, sobald du sie einschaltest; in neuen Konten sind sie aus, du schaltest sie beim Einrichten oder unter Automationen ein und jederzeit wieder ab: der KI-Antwortentwurf zu jeder neuen Anfrage (übermittelt werden Name des Paares, Hochzeitsdatum, Ort, Gästezahl, Budget, Nachricht und Quelle der Anfrage, dazu deine Leistungen und Studio-Angaben) und die Entwürfe zum Nachfassen bei Angeboten und Verträgen (Paar, Datum, Ort, Gästezahl, Anfragetext, Angebotspositionen und Summe, Unterschrifts-Link, Studio-Angaben). Bei den übrigen Funktionen werden übermittelt: beim Erfassen einer Anfrage per KI der komplette Anfragetext; beim Belege-Scan das vollständige Belegbild oder die PDF-Datei; beim Vertrags-Check die vollständige Vertrags-PDF; beim Auslesen einer Kundendatei in der Akte die vollständige Datei (PDF, Word-Datei, Text oder Foto), das Ergebnis speichern wir nicht, du übernimmst die Vorschläge selbst; bei der Sprachnotiz der vom Browser erkannte Text und eine Liste deiner Paare mit Name, Hochzeitsdatum und Status, damit die Notiz dem richtigen Paar zugeordnet wird (die Spracherkennung selbst läuft im Browser, bei Chrome über Google, bei Safari über Apple; Audio geht nicht an Amoriva); beim Stilprofil die Textbeispiele, die du dafür eingibst; beim Einrichten aus deiner Website liest unser Server die öffentliche Website, die du angibst, und übermittelt deren Text; beim Schreib-Assistenten die von dir eingegebenen Eckdaten (Name des Paares, Datum, Ort, Budget, Gästezahl, Notizen und ein eventueller Entwurf) sowie dein Studio-Name; bei Amo, dem Sprach-Assistenten, deine Frage samt dem bisherigen Gespräch und ein gekürzter Auszug aus deinem Dashboard, den Amo für die Antwort braucht (Anfragen und Paare mit Kontaktdaten, Angebote, Verträge, Rechnungen, Termine, Aufgaben, Fragebogen-Antworten, Nachrichten und deine Studio-Angaben), sowie Ausschnitte aus einem Ordner, den du selbst mit Amo verbindest. Die Dateien des Ordners bleiben auf deinem Gerät, es gehen nur die Stellen raus, die zur Frage passen (zur Speicherung des Ordner-Index in deinem Konto siehe Ziffer 11). Diese Angaben können personenbezogene Daten deiner Kundinnen und Kunden enthalten. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Nach den Nutzungsbedingungen von Anthropic werden über die Schnittstelle übermittelte Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Damit wir Störungen bei Amo erkennen, speichern wir zu jeder Gesprächsrunde technische Angaben: Gerätetyp, Browser, Hörweg, Zeitpunkte der Schritte in Millisekunden und gegebenenfalls einen Fehlergrund. Gesprochene oder getippte Inhalte speichern wir dafür nicht, nur deren Länge. Lässt du die beiden automatischen Entwürfe aus und nutzt die übrigen KI-Funktionen nicht, werden keine Daten an Anthropic übermittelt.

6. Zahlungen

Für kostenpflichtige Abonnements nutzen wir Stripe. Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir erhalten und speichern keine vollständigen Zahlungsdaten.

7. Kontoauszug (optional)

Amoriva verbindet sich nicht mit deiner Bank und liest keine Kontoumsätze aus. Wenn du deine Zahlungen abgleichen willst, lädst du selbst eine CSV-Datei deines Kontoauszugs hoch. Diese Datei verarbeiten wir nur in deinem Konto, sie geht an niemanden weiter, und du kannst sie jederzeit wieder löschen.

8. Google-Kalender (optional)

Du kannst deinen Google-Kalender mit Amoriva verbinden. Das ist freiwillig und passiert nur, wenn du im Dashboard unter Kalender auf „Mit Google verbinden“ klickst und die Berechtigung im Google-Zustimmungsbildschirm erteilst. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Welche Google-Daten wir abrufen. Über die Google Calendar API mit der Berechtigung „Kalender ansehen, bearbeiten, freigeben und dauerhaft löschen“ (Scope https://www.googleapis.com/auth/calendar) sowie die Angaben zu deinem Google-Konto (E-Mail-Adresse, Name; Scopes openid, email, profile): die Liste deiner Kalender, damit du auswählen kannst, welche Amoriva anzeigen soll, und aus den von dir ausgewählten Kalendern die Termine mit Titel, Beschreibung, Beginn und Ende, Ort und Farbe. Deine Google-E-Mail-Adresse zeigen wir nur dir selbst an, damit du siehst, welches Konto verbunden ist.

Wofür wir sie nutzen. Ausschließlich, um deine Termine in deinem Amoriva-Kalender anzuzeigen, Doppelbuchungen zu erkennen und in Amoriva angelegte Termine in einen eigens dafür angelegten Google-Kalender „Amoriva – Dashboard“ in deinem Google-Konto zu schreiben. Google-Termine aus deinen anderen Kalendern verändern wir nicht. Wir nutzen die Daten nicht für Werbung, geben sie nicht an Dritte weiter, verkaufen sie nicht und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen. Auch Menschen bei Amoriva lesen die Daten nicht, außer du bittest uns im Support ausdrücklich darum, es ist für die Sicherheit nötig oder gesetzlich vorgeschrieben.

Wie wir sie speichern. Die Zugangsschlüssel für dein Google-Konto (Access- und Refresh-Token) speichern wir mit AES-256-GCM verschlüsselt in unserer Datenbank bei Supabase in der EU (Irland). Termine aus Google werden für die Anzeige in deinem Konto zwischengespeichert und einmal täglich sowie bei Änderungsmeldungen von Google aktualisiert.

Wie lange und wie du es beendest. Du kannst die Verbindung jederzeit im Dashboard unter Kalender trennen. Dann widerrufen wir die Berechtigung bei Google, löschen die gespeicherten Zugangsschlüssel und entfernen die zwischengespeicherten Google-Termine. Dasselbe passiert automatisch, wenn du dein Amoriva-Konto löschst. Zusätzlich kannst du den Zugriff in deinem Google-Konto unter „Sicherheit, Drittanbieter-Apps mit Kontozugriff“ entziehen.

Google-Richtlinie (Limited Use). Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Amoriva über Google-APIs erhält, richtet sich nach der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Im Wortlaut von Google: „Amoriva’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.“

9. Elektronische Unterschrift von Verträgen

Dienstleister können Verträge über Amoriva elektronisch unterschreiben lassen. Das Paar erhält dazu einen Link, liest den Vertrag im Browser und unterschreibt mit Namen und gezeichneter Unterschrift (einfache elektronische Signatur nach der eIDAS-Verordnung). Vor der Unterschrift bestätigt es seine E-Mail-Adresse mit einem Code.

Zum Nachweis, wer wann welche Fassung unterschrieben hat, speichern wir: den getippten Namen, das Bild der Unterschrift, den Zeitpunkt, die IP-Adresse, die Browserkennung, die per Code bestätigte E-Mail-Adresse, eine Prüfsumme des Dokuments und ein Protokoll der Aufrufe des Links. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gegenüber dem Dienstleister (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und dessen berechtigtes Interesse an einem belastbaren Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Verantwortlich für die Vertragsdaten ist der jeweilige Dienstleister, Amoriva handelt als Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 5). Der Code zur Bestätigung wird nur als Prüfsumme gespeichert und nach der Unterschrift gelöscht.

Unterschriebene Vorgänge bewahren wir zehn Jahre auf, weil Verträge Geschäftsunterlagen des Dienstleisters sind; nie unterschriebene, abgelaufene Links löschen wir nach 180 Tagen. Mit der Löschung des Kontos des Dienstleisters werden die Vorgänge ebenfalls gelöscht.

Anonymer Branchenvergleich. Wöchentlich berechnen wir aus den Konten Kennzahlen wie Reaktionszeit, Angebots- und Buchungsquote und bilden daraus den Median über alle teilnehmenden Betriebe. Es werden nur Quoten und Zeiten verarbeitet, keine Namen, Beträge oder Texte, und nur der Schnittwert wird gespeichert und in der Statistik sowie im öffentlichen Branchenreport gezeigt (frühestens ab zehn Betrieben). Die Teilnahme lässt sich in der Statistik jederzeit abschalten.

10. E-Mails an dich und an deine Paare

Zu jeder versendeten E-Mail speichern wir, ob sie zugestellt wurde, ob sie zurückkam (Bounce) und ob sie als Werbung gemeldet wurde. Das brauchen wir, um zu erkennen, dass eine Rechnung nicht angekommen ist, und um die Zustellbarkeit für alle Konten zu schützen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung und unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Versand (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Wir messen nicht, ob und wann jemand eine E-Mail öffnet oder anklickt. Es gibt keine Zählpixel und keine umgeleiteten Links. Öffnungs- und Klickmessung wäre nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Empfänger zulässig, und die holt in diesem Ablauf niemand ein. Bis zum 18. September 2026 wurden Klicks gezählt; diese Daten sind gelöscht.

11. Künstliche Intelligenz im Dashboard

Wo Amoriva KI einsetzt, steht es an der Funktion dran. Die KI schreibt Entwürfe, und Amo legt auf deine Anweisung Einträge im Dashboard an oder ändert sie, etwa Termine, Aufgaben oder Notizen, und zwar nur in dem Umfang, den du unter „Dein Amo“ erlaubst; jede Änderung steht im Amo-Protokoll und lässt sich zurücknehmen. Nichts, was die KI schreibt, geht automatisch an ein Paar heraus: Du liest jeden Text, änderst ihn, wenn du willst, und sendest ihn selbst. Es gibt keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO, kein Profiling und keine Bewertung von Personen. Welche Daten dabei an Anthropic gehen, steht in Ziffer 5.

Amo und deine Unterlagen auf allen Geräten. Was du in Amo einrichtest, pflegst oder hochlädst, speichern wir in deinem Konto in unserer Datenbank bei Supabase in der EU (Irland), damit es auf allen Geräten bereitsteht, mit denen du angemeldet bist. Dazu gehören dein Gesprächsverlauf mit Amo, dein Steckbrief, die Regeln, Lernnotizen und Vorlagen, die Amo sich merken soll, Entwürfe, Aufgaben-Vorschläge und deine Einstellungen zu Amo (etwa Stimme und Antwortstil). Sprachaufnahmen speichern wir nicht, die Spracherkennung läuft in deinem Browser. Verbindest du einen Ordner mit Amo, liest dein Browser die Dateien auf deinem Gerät und legt daraus einen Text-Index an: die gelesenen Textabschnitte, die Dateinamen mit ihrem Pfad im Ordner, einen kurzen Überblick und eine Liste der Dateien, die sich nicht lesen ließen. Auch dieser Index liegt in deinem Konto; die Originaldateien laden wir nicht hoch. Willst du das für einen Ordner nicht, stellst du ihn auf „nur auf diesem Gerät“, dann löschen wir seine Kopie aus deinem Konto. Alle diese Daten sind nur für dein Konto lesbar, wir werten sie nicht aus, geben sie nicht weiter und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen. Stehen darin personenbezogene Daten, etwa Namen oder Kontaktdaten deiner Kundinnen und Kunden, verarbeiten wir sie als Auftragsverarbeiter nach dem AVV. Entfernst du einen Ordner, löschen wir seinen Index aus deinem Konto. Wählst du bei Amo „Alles vergessen“, leeren wir diese Daten in deinem Konto sofort; eine Sicherung, mit der du es dir noch anders überlegen kannst, liegt im Amo-Protokoll und wird dort nach einem Jahr automatisch gelöscht. Mit der Löschung deines Kontos wird alles davon gelöscht. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

12. Deine Rechte

• Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

13. Speicherdauer

Wir speichern deine Daten, solange dein Konto besteht. Nach einer Kündigung bewahren wir deine Kontodaten noch bis zu 90 Tage auf, damit du sie exportieren oder das Konto reaktivieren kannst; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.

Rechnungs- und steuerlich relevante Unterlagen bewahren wir im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auf (in der Regel bis zu 10 Jahre nach §§ 147 AO, 257 HGB). Server-Log-Daten werden nur kurzzeitig für Sicherheit und Fehlersuche vorgehalten und danach gelöscht.

Darüber hinaus läuft täglich ein Auftrag, der nach festen Fristen von allein löscht:

• Rohdaten einer Formular-Anfrage: nach einem Jahr. Die Anfrage selbst bleibt im Konto des Dienstleisters.
• Zustellereignisse von E-Mails: nach 13 Monaten.
• Schutz gegen doppelten Versand: nach 30 bis 90 Tagen.
• Eingegangene Mails im Postfach in ihrer Rohfassung: nach 18 Monaten. Im Dashboard liegen sie dann beim jeweiligen Paar.
• Abgelaufene Kunden-Portale (Download-Links): 60 Tage nach Ablauf.
• Fragebogen- und Statusseiten der Paare: 18 Monate nach der letzten Änderung.
• Nie unterschriebene, abgelaufene Unterschrift-Links: 180 Tage nach Ablauf. Unterschriebene Vorgänge bleiben zehn Jahre, siehe Ziffer 9.
• Zwischenstände zum Zurückholen im Dashboard: nach 60 Tagen.
• Amo-Protokoll (was Amo getan hat, samt Sicherungen zum Zurückholen): nach einem Jahr.
• Internes Verwaltungsprotokoll: nach einem Jahr. Technische Verbrauchszahlen der KI-Funktionen: nach sechs Monaten.

Bei einer Kontolöschung werden auch Mail-Ereignisse und Support-Anfragen des Kontos entfernt.

14. Kontakt und Beschwerde

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns unter kontakt@amoriva.app. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Du kannst dich außerdem jederzeit bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, poststelle@lfd.niedersachsen.de.

Musst du die Daten angeben? Für die Registrierung brauchen wir Name und E-Mail-Adresse, ohne sie können wir kein Konto anlegen. Für Rechnungen verlangt das Gesetz Anschrift und Steuernummer deines Betriebs. Alles andere ist freiwillig; lässt du es weg, funktionieren einzelne Funktionen nicht, das Konto aber schon.

Stand dieser Fassung: 15. Oktober 2026.